Su cajero cierra el turno, cuenta el dinero y faltan quince mil pesos. La reacción instintiva de muchos dueños de negocio es descontarlos del sueldo. Y ahí, en ese gesto que parece de sentido común, empieza el problema: hacerlo mal puede costarle una demanda laboral, y registrarlo mal puede costarle el rechazo de la deducción ante la DIAN. El descuadre de caja —faltante o sobrante— es una de esas situaciones cotidianas que casi nadie tiene resuelta por escrito, y que se manejan a pura costumbre hasta que llega una fiscalización o una reclamación.
Ni las NIIF para PYMES ni las NIIF Plenas regulan de forma específica los faltantes y sobrantes de caja. La empresa debe definir su propia política contable, y ese vacío es justamente lo que la obliga a actuar con criterio y soporte, no con improvisación.
Lo primero es entender que un descuadre no se registra de inmediato como gasto o como ingreso. Se investiga primero. Cuando aparece un faltante, la pregunta correcta no es «¿a quién se lo cobro?» sino «¿por qué pasó?». Si la investigación identifica un responsable y existe una expectativa real de recuperar el dinero, el faltante se reconoce como una cuenta por cobrar —un activo—, no como un gasto. Solo cuando no hay responsable identificable, la causa es desconocida o la empresa decide asumir la pérdida, el faltante se lleva al gasto del período. Con los sobrantes la lógica se invierte y conviene ser prudente: si el dinero pudo originarse en un cobro de más a un cliente o un pago incompleto a un proveedor, lo correcto es reconocerlo primero como un pasivo, porque podría venir alguien a reclamarlo. Solo después de una investigación razonable, cuando nadie lo reclama, ese sobrante se convierte en ingreso del período.
El segundo punto es el que más demandas genera: no se puede descontar del salario del trabajador sin su autorización escrita. El artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo es claro: el empleador no puede deducir, retener ni compensar suma alguna del salario sin permiso escrito del trabajador para cada caso específico, o sin un mandamiento judicial. La norma incluso prohíbe expresamente los descuentos por «pérdidas o averías de elementos de trabajo». La responsabilidad del cajero no es automática: la empresa debe probar la custodia y el manejo del dinero, agotar un proceso disciplinario con derecho de defensa, y obtener la autorización expresa o una sentencia. Un descuadre recurrente o significativo con negligencia demostrada sí puede ser justa causa de terminación (Art. 62 CST), pero siempre respetando el debido proceso.
El tercer punto es tributario, y es donde el soporte documental lo salva o lo hunde. Para que un faltante asumido como gasto sea deducible, debe cumplir el artículo 107 del Estatuto Tributario: relación de causalidad con la actividad, necesidad y proporcionalidad. La DIAN puede rechazar la deducción si el faltante se origina en un hurto sin denuncia, en negligencia grave, o si la empresa no demuestra que tenía controles razonables sobre el efectivo. La carga de la prueba es del contribuyente. Por eso el expediente importa: acta de arqueo firmada por el cajero y el supervisor, conciliación del turno, informe de la investigación, descargos del empleado y el comprobante contable explicado. Y al revés: el sobrante que la empresa termina apropiándose es renta gravable (Art. 26 ET). Sin documentación, se pierde por los dos lados —ni se deduce el faltante, ni se sostiene el cobro al trabajador—.
Lo que esto significa para su empresa
La recomendación de fondo es preferir corregir el hecho que originó el descuadre —una nota crédito, un reintegro, el ajuste de un registro equivocado— antes que cristalizarlo de una vez como gasto o ingreso. Eso conserva la realidad económica y la calidad de la prueba. En la práctica, su empresa necesita tres cosas: una política contable de caja escrita que defina umbrales de materialidad, plazos de investigación y criterios para imputar responsabilidad; un procedimiento de arqueo con actas firmadas en cada turno; y la conciencia de que, en 2026, los descuadres ya no son solo del efectivo físico. Con la digitalización del recaudo, las diferencias aparecen cada vez más en pasarelas de pago, datáfonos (POS) y recaudos electrónicos, y la política de caja debe cubrir también esas fuentes. En GESCONT acompañamos a empresas y asociaciones del Urabá y Antioquia en el diseño de su política de manejo de caja y en la revisión de los controles que la sostienen ante la DIAN y ante una eventual reclamación laboral. Una conversación de media hora hoy le evita un problema costoso mañana.
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