Fuente: DIAN, Concepto 009534 (interno 984) del 3 de junio de 2026, que resuelve una solicitud de reconsideración sobre la nómina electrónica en el Régimen Simple.
Si su empresa está en el Régimen Simple de Tributación (RST) y tiene trabajadores, seguramente se ha preguntado si debe transmitir la nómina electrónica a la DIAN. La respuesta corta es no, y la DIAN acaba de reafirmarla: en el Concepto 9534 del 3 de junio de 2026 negó una solicitud para cambiar esa doctrina y confirmó que los contribuyentes del Simple no están obligados a generar ni transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica (DSNE).
Pero esa respuesta corta deja por fuera tres cosas que conviene tener claras: por qué no están obligados, qué obligaciones con los trabajadores siguen intactas y qué pasa el día en que la empresa sale del Simple.
Qué es el DSNE y para qué sirve
El DSNE hace parte del sistema de facturación electrónica. Nació con la Resolución DIAN 000013 de 2021, hoy compilada en la Resolución DIAN 000227 de 2025, que lo define así (art. 1.5.3.2.1):
«constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina […]».
Y señala quiénes deben generarlo (art. 1.5.3.2.3): los contribuyentes del impuesto sobre la renta que hacen pagos laborales y que requieran soportar los costos y deducciones en renta.
En otras palabras, el DSNE no es un requisito de la nómina: es un requisito de la deducción. Existe para que la empresa del régimen ordinario pueda restar sus salarios en la declaración de renta (arts. 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario).
Por qué el Simple no está obligado
El Simple sustituye el impuesto sobre la renta (art. 903 ET) y su base gravable es la totalidad de los ingresos brutos (art. 904 ET). En el Simple no se restan costos ni gastos: se aplica una tarifa sobre lo que entra. La Corte Constitucional avaló ese diseño en la Sentencia C-066 de 2021, porque simplifica el cumplimiento de los pequeños y medianos empresarios.
Sobre esa base, la DIAN razona en dos pasos:
- Si no hay deducción, no hay nada que soportar. «la obligación de generar y transmitir el DSNE se encuentra intrínsecamente asociada a la acreditación de costos, deducciones e impuestos descontables en el impuesto sobre la renta, presupuesto que no concurre en el RST» (num. 20).
- El aporte a pensión en el Simple no es un gasto, es un descuento. El solicitante argumentaba que el aporte del empleador a pensión es un costo laboral y que el DSNE serviría para verificarlo. La DIAN respondió que en renta ese aporte es un gasto deducible (art. 55 ET), mientras que en el Simple es un descuento tributario: no resta de la base, resta del impuesto. Y la DIAN no puede, «vía doctrina», darle una naturaleza distinta para exigir un requisito propio del régimen ordinario (nums. 15-19).
No es una postura nueva. La DIAN la sostiene desde 2021 (Oficios 901592 y 901689), la incluyó en el Concepto Unificado 106 de 2022 y la reiteró en 2024. Con el Concepto 9534 de 2026 la confirma frente a una solicitud de reconsideración.
Un detalle de cita. El concepto ubica el descuento por pensión en el «parágrafo 4 del artículo 904». Es una errata: el artículo 904 tiene un solo parágrafo. El descuento está en el parágrafo 4 del artículo 903 del Estatuto Tributario, y así lo cita la propia DIAN en otros conceptos de 2026 y la Corte en la C-066 de 2021.
Lo que el Simple sí debe seguir haciendo
No transmitir el DSNE no significa no hacer nómina. Esto sigue intacto:
| Obligación | Fundamento |
|---|---|
| Pagar salarios, prestaciones y cumplir todas las obligaciones laborales | Legislación laboral |
| Afiliar y pagar los aportes a pensión de los trabajadores | Art. 903, par. 3 ET |
| Practicar retención en la fuente sobre pagos laborales, cuando aplique | Art. 911 ET (el Simple no es agente de retención, salvo en pagos laborales) |
| Expedir factura electrónica y exigirla a los proveedores | Art. 915 ET |
| Generar el documento soporte en compras a no obligados a facturar, si necesita soportar IVA descontable | Oficio DIAN 901689 de 2021 |
| Conservar las pruebas: la DIAN mantiene sus facultades de fiscalización | Art. 684 ET |
Como beneficio, el Simple está exonerado de los aportes al SENA, al ICBF y a salud del empleador por los trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos, en los términos del art. 114-1 ET (art. 903, par. 3). La pensión, en cambio, siempre se paga.
El descuento del aporte a pensión: cómo funciona
El parágrafo 4 del artículo 903 permite tomar el aporte a pensión a cargo del empleador como descuento en los recibos del anticipo bimestral. Tiene reglas precisas:
- No puede superar el anticipo del bimestre, y no cubre la porción del impuesto de industria y comercio (ICA) consolidado. Lo que sobre pasa a los recibos siguientes.
- El aporte debe estar pagado antes de presentar el recibo del anticipo.
- Según el art. 1.5.8.3.2 del Decreto 1625 de 2016, el aporte debe estar causado en el mismo período, pagado a tiempo (los intereses y sanciones no se descuentan) y corresponder a trabajadores con relación laboral que participen en la actividad y que la empresa haya vinculado directamente al sistema de pensiones.
- Solo cuenta el aporte del empleador; los aportes a salud no generan descuento.
¿Con qué se prueba? En septiembre de 2026, al resolver una aclaración de este mismo concepto, la DIAN dijo que no le corresponde señalar un soporte único (Concepto 015748 de 2026): vale cualquier prueba idónea que demuestre esos requisitos. En la práctica, la planilla de seguridad social pagada, los contratos y la nómina son la evidencia natural.
Ejemplo: el mismo aporte vale distinto en cada régimen
Supongamos una comercializadora con cuatro trabajadores que ganan el salario mínimo de 2026 ($1.750.905) e ingresos de $900 millones al año ($150 millones por bimestre). El aporte del empleador a pensión es el 12 % del salario.
| Concepto | Régimen ordinario (sociedad) | Régimen Simple |
|---|---|---|
| Aporte a pensión por trabajador al mes (12 %) | $210.109 | $210.109 |
| Aporte anual de los 4 trabajadores | $10.085.213 | $10.085.213 |
| Cómo se trata | Gasto deducible (art. 55 ET) | Descuento del impuesto (art. 903, par. 4 ET) |
| Cuánto reduce el impuesto | $10.085.213 × 35 % = $3.529.825 | $10.085.213 (peso por peso) |
| Soporte que exige la DIAN | DSNE | Prueba idónea de los requisitos del descuento |
¿Cabe el descuento en el anticipo del bimestre? Con una tarifa de anticipo de 3,5 % (comercio, rango de 2.500 a 5.000 UVT por bimestre) y suponiendo un ICA consolidado de 0,7 %:
| Paso | Valor |
|---|---|
| Anticipo del bimestre ($150.000.000 × 3,5 %) | $5.250.000 |
| Porción de ICA que el descuento no puede cubrir ($150.000.000 × 0,7 %) | $1.050.000 |
| Tope del descuento en el bimestre | $4.200.000 |
| Aporte a pensión del bimestre (4 trabajadores × 2 meses) | $1.680.869 |
| Resultado | Cabe completo |
Por eso la ley lo trata como descuento y no como gasto: en el Simple el aporte a pensión pesa casi tres veces más. (Cifras ilustrativas; la tarifa de ICA consolidado depende del municipio.)
El riesgo que pocos miran: salir del Simple
Aquí está el punto que conviene planear. El Simple es opcional y no es para siempre: se puede volver al régimen ordinario por decisión propia (hasta el último día hábil de enero, art. 909 ET), o la DIAN puede excluir al contribuyente por incumplir requisitos o pagos (arts. 913 y 914 ET). Algunas exclusiones son retroactivas: el contribuyente debe declarar en el régimen ordinario desde el período en que se configuró la causal.
Al volver a la renta ordinaria, la empresa vuelve a necesitar el DSNE para deducir su nómina. Y si la exclusión es retroactiva, los salarios de los períodos en que no transmitió la nómina electrónica, precisamente porque no estaba obligada, podrían no ser aceptados como deducción. Es la advertencia que hacen publicaciones especializadas: el resultado sería una renta mucho más alta, además de las sanciones e intereses por declarar tarde.
No encontramos doctrina de la DIAN que resuelva expresamente ese escenario. Por eso lo planteamos como lo que es: un riesgo, no una certeza. Pero el mensaje práctico es claro:
- Si su empresa está creciendo y se acerca a los topes del Simple, planee la salida con tiempo: el primer pago de nómina en el régimen ordinario ya debe ir con su DSNE.
- Mantenga ordenada y conservada toda la evidencia de su nómina (contratos, liquidaciones, planillas pagadas, comprobantes) aunque hoy no la transmita.
- Revise cada año si sigue cumpliendo los requisitos del Simple: una exclusión retroactiva es el escenario más costoso.
En resumen
- Quien está en el Régimen Simple no está obligado a transmitir la nómina electrónica (Concepto DIAN 9534 de 2026).
- La razón es que el DSNE sirve para deducir la nómina en renta, y en el Simple no se deduce nada.
- Sigue obligado a pagar la nómina, la pensión, la retención laboral cuando aplique y a facturar electrónicamente.
- El aporte a pensión del empleador es un descuento del impuesto (art. 903, par. 4 ET), con reglas precisas.
- No estar obligado no es lo mismo que no necesitarlo: si sale del Simple, la nómina sin soporte puede costarle la deducción.
¿Tiene trabajadores y está en el Régimen Simple, o está evaluando entrar o salir? En GESCONT le ayudamos a revisar su situación.
Fuente: DIAN, Concepto 009534 (interno 984) del 3 de junio de 2026.
Sustento normativo: Estatuto Tributario, arts. 55, 616-1, 684, 771-2 y 903 a 915; Resolución DIAN 000227 de 2025, arts. 1.5.3.2.1 y 1.5.3.2.3; Decreto 1625 de 2016, art. 1.5.8.3.2; DIAN, Oficios 901592 y 901689 de 2021, Concepto Unificado 106 de 2022 y Concepto 015748 de 2026; Corte Constitucional, Sentencia C-066 de 2021.
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