Si tu empresa opera bajo un contrato de mandato — ya sea como mandante o como mandatario — es probable que te hayas preguntado: ¿quién registra el gasto o el ingreso? ¿Quién declara las retenciones? ¿Cómo queda la cuenta por pagar o por cobrar?
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) respondió estas preguntas en el Concepto 2025-0328, y hoy te lo explicamos con ejemplos claros para dos escenarios diferentes.
¿Qué es un contrato de mandato?
Es un acuerdo donde una persona (el mandante) encarga a otra (el mandatario) la realización de actos jurídicos o administrativos en su nombre. En el contexto empresarial colombiano, esto es muy común en:
- Administración de inmuebles (arrendamientos)
- Gestión de pagos a proveedores
- Operaciones de compra y venta por cuenta de terceros
- Administración de proyectos
La clave contable: el mandatario actúa como agente y el mandante como principal. Esto significa que los gastos e ingresos le pertenecen al mandante, no al mandatario.
Lo que dijo el CTCP (Concepto 2025-0328)
- El gasto o ingreso siempre se reconoce por el valor total, no por el neto.
- Las retenciones practicadas por el mandatario no son un gasto adicional ni una obligación separada para el mandante.
- Se registran como un menor valor de la cuenta por pagar (o por cobrar) al mandatario.
- Base normativa: marcos técnicos del DUR 2420 de 2015 (Grupos 1 y 2).
Ahora veamos cómo se aplica en la práctica con dos escenarios distintos.
ESCENARIO 1: El mandante es el INQUILINO (registra un GASTO)
Este es el caso exacto que resolvió el CTCP en el Concepto 2025-0328.
La empresa Comercializadora del Urabá S.A.S. (mandante) necesita arrendar una bodega. En lugar de gestionar el pago directamente, encarga a Gestiones Empresariales S.A.S. (mandatario) que pague el canon y realice las retenciones de ley.
El mandatario paga el arrendamiento y certifica al mandante:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Canon de arrendamiento (factura del arrendador) | $8.000.000 |
| (-) Retención en la fuente practicada (3.5%) | ($280.000) |
| (-) Retención de ICA practicada | ($80.000) |
| Valor neto a cobrar al mandante | $7.640.000 |
Registro en los libros del MANDANTE:
Reconocimiento del gasto por arrendamiento:
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 5120 – Arrendamientos | Gasto canon mensual bodega | $8.000.000 | |
| 2335 – CxP Mandatario | Obligación con Gestiones Empresariales | $8.000.000 |
Aplicación de las retenciones certificadas por el mandatario:
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 2335 – CxP Mandatario | Menor valor por retenciones ya pagadas | $360.000 | |
| 2365 – Retención en la fuente | Retefuente practicada por cuenta del mandante | $280.000 | |
| 2368 – Retención de ICA | ReteICA practicada por cuenta del mandante | $80.000 |
Saldo final CxP al mandatario: $8.000.000 – $360.000 = $7.640.000 (lo que efectivamente gira el mandante).
Registro en los libros del MANDATARIO:
Pago del arrendamiento por cuenta del mandante:
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 1305 – CxC Mandante | Pago realizado por cuenta del mandante | $7.640.000 | |
| 2365 – Retención en la fuente | Retefuente practicada | $280.000 | |
| 2368 – Retención de ICA | ReteICA practicada | $80.000 | |
| 1110 – Bancos | Desembolso al arrendador | $7.640.000 |
Importante: El mandatario NO registra gasto ni ingreso por esta operación. Solo maneja cuentas por cobrar y por pagar.
ESCENARIO 2: El mandante es el PROPIETARIO (registra un INGRESO)
Don Pedro (mandante) es dueño de un local comercial en Apartadó. Contrata a la Administradora Urabá S.A.S. (mandatario) para que administre el inmueble: recaude el canon, practique retenciones y le gire el neto después de descontar su comisión.
El arrendatario paga $5.000.000 mensuales.
La administradora recauda, gestiona y certifica a Don Pedro:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Canon recaudado del arrendatario | $5.000.000 |
| (-) Retención en la fuente practicada (3.5%) | ($175.000) |
| (-) Comisión de administración (10%) | ($500.000) |
| (-) IVA sobre comisión (19%) | ($95.000) |
| Neto a girar a Don Pedro | $4.230.000 |
Registro en los libros del MANDANTE (Don Pedro):
Reconocimiento del ingreso por arrendamiento:
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 1305 – CxC Mandatario | Derecho a cobro sobre la Administradora | $5.000.000 | |
| 4220 – Ingresos por arrendamiento | Canon mensual local comercial | $5.000.000 |
Aplicación de retenciones y comisión certificadas:
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 1355 – Anticipo de impuestos (Retefuente) | Retención a favor de Don Pedro | $175.000 | |
| 5135 – Gasto comisión administración | Comisión Administradora Urabá | $500.000 | |
| 2408 – IVA descontable | IVA sobre comisión | $95.000 | |
| 1305 – CxC Mandatario | Menor valor por descuentos | $770.000 |
Saldo final CxC al mandatario: $5.000.000 – $770.000 = $4.230.000 (lo que le gira la administradora).
Registro en los libros del MANDATARIO (Administradora Urabá):
Recaudo del canon del arrendatario:
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 1110 – Bancos | Recaudo del arrendatario | $4.825.000 | |
| 2365 – Retención en la fuente | Retefuente practicada | $175.000 | |
| 2815 – CxP Mandante | Obligación con Don Pedro | $5.000.000 |
Cobro de la comisión y giro del neto:
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 2815 – CxP Mandante | Descuento comisión + IVA | $595.000 | |
| 4130 – Ingresos por comisión | Comisión de administración | $500.000 | |
| 2408 – IVA generado | IVA sobre comisión | $95.000 |
Saldo CxP a Don Pedro: $5.000.000 – $175.000 – $595.000 = $4.230.000 (que gira a Don Pedro).
Resumen comparativo
| Aspecto | Escenario 1 (Inquilino) | Escenario 2 (Propietario) |
|---|---|---|
| Mandante es | El que paga el arriendo | El dueño del inmueble |
| Registra | Un GASTO | Un INGRESO |
| Retenciones | Menor valor CxP al mandatario | Anticipo de impuestos a favor |
| Valor total | $8.000.000 (gasto) | $5.000.000 (ingreso) |
| Neto a pagar/recibir | $7.640.000 (paga) | $4.230.000 (recibe) |
3 errores comunes que debes evitar
- Registrar el gasto o ingreso por el neto en lugar del valor total. Siempre se reconoce por el valor bruto.
- Crear una obligación separada por las retenciones en cabeza del mandante. Son menor valor de la CxP o CxC.
- Que el mandatario registre el gasto o ingreso como propio. Solo reconoce como ingreso propio su comisión.
Base normativa
- DUR 2420 de 2015 — Marcos técnicos de información financiera (Grupos 1 y 2)
- Concepto CTCP 2023-0491 — Reconocimiento contable en contratos de mandato
- Concepto CTCP 2025-0328 — Tratamiento contable del mandato (retenciones)
- NIIF 15 — Evaluación agente vs. principal
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